關于供貨合同明確圖號（或標記）等的規(guī)定
（討論稿 2017 年 7 月 13 日）
供貨合同經(jīng)常因為圖號（或標記）、供貨要求、譯文等不正確、不明確或不規(guī)范，而影響材料定額制單、采購、材料領付、生產(chǎn)、檢驗、交貨、裝箱單編制等。為了有效避免該類問題發(fā)生，現(xiàn)作出如下規(guī)定。
1.圖號和商品標記具有唯一性，是采購、生產(chǎn)、供貨的重要依據(jù)。銷售人員在合同簽訂時應先查閱圖號和商品標記，在合同中明確整機產(chǎn)品、配件、備件的圖號（或標記）和名稱。不能明確的圖號和商品標記可向相關技術人員或供應商咨詢。技術部編制的《常用材料標記方法規(guī)定》也可作為規(guī)范合同商品標記的參考依據(jù)。
2.合同供貨為標準件（如緊固件、軸承、密封件、型材、管件等）的，為了方便制單采購，合同應明確標記（標準號+商品名稱+商品規(guī)格+材質(zhì)或等級，如標記示例“GB/T 5782 螺栓 M12×80-8.8 級”、“角鋼 3×4/Q235-A”、“角鋼 5.6/3.6×4/Q235-A”、“槽鋼 25c/ Q235-A”等）和數(shù)量。如實在不能明確的將以最低等級或一般型式采購供貨（如“螺栓 M12×80”默認為“GB/T 5780 螺栓 M12×80-4.8 級”、“25#槽鋼”默認為 “槽鋼 25a/Q235-A”等）。
3.合同供貨為外購成品商品（如閥門、電機、泵、五金工具等）的，為了方便材料定額制單和采購，合同應明確商品通用型號、通用名稱、通用規(guī)格、特征或等級。對于非通用型號的外購商品，合同簽訂人應
提供供應商及聯(lián)系方式，或配合采購人員聯(lián)系采購，并將聯(lián)系的商品準確標記以形式反饋給定額制單人員。
4.合同供貨特征不明確的（如小型電機只明確功率，不明確轉(zhuǎn)速、形式、防護絕緣等級；如閥門只明確通徑，不明確壓力、驅(qū)動形式、溫度要求等），由銷售人員以書面形式重新確認后交給材料定額制單人員。銷售人員對確認的正確性負責。由于確認不及時導致延遲交貨的責任在合同簽訂人。
5.有特殊要求的供貨（如電機、減速機、稀油站等），合同應必須明確具體參數(shù)和特殊要求（如電機機座號、功率、轉(zhuǎn)速、電壓、頻率、絕緣防護等級、裝配型式、冷卻方式、測溫方式等；如減速機型號、速比、裝配型式、潤滑型式、冷卻型式、加熱型式、軸伸要求等；如稀油站型號、冷卻型式、冷卻介質(zhì)要求、配置要求等）。這些具體參數(shù)和特殊要求是采購、檢驗和供貨的依據(jù)，參數(shù)和特殊要求的全面性特別重要。設計人員應認真分析合同要求是否存在缺項，將補充完善的具體參數(shù)和特殊要求已書面型式移交給采購人員。
6.技術人員參與或負責簽定的合同，其圖號（或標記）等不明確的，由該技術人員負責確認貨物圖號（或標記）等。整機供貨合同，備件清單中不明確的備件圖號和數(shù)量，在不產(chǎn)生異議的前期下，由銷售人員和該產(chǎn)品設計人共同確定；有異議的必須有銷售人員通過用戶確認。
7.原則上供貨圖號（或標記）確認應該在合同簽訂之前；書面確認在合同簽訂之后的，銷售人員應重新核算價格，涉及價格差異較大的，必要時由合同簽訂人員與用戶協(xié)商補價。
8.為了從源頭上保證材料定額制單準確、采購快捷方便和物資管理規(guī)范，防止外購商品標記與定額制單存在差異（“一物多名”或“一名多物”）導致的無法入庫和領付，提倡銷售人員或會同采購人員先獲得市場商品的正確商品標記信息，以書面形式將正確商品標記信息告知材料定額制單人員制單。
9.采購人員在采購過程中，發(fā)現(xiàn)定額采購計劃商品特征參數(shù)（如型式、量程、等級、使用范圍等）欠缺而無法采購的，應及時將所欠缺的特征參數(shù)反饋給涉及的銷售人員或技術人員，以便盡快完善采購信息。對商品特征參數(shù)不完整而擅自作主導致采購錯誤的，采購人員和相關人員負全部責任。
10.技術人員在設計時應盡量選用常用或通用材料的容易采購材料，新材料選用應主動（或通過采購人員）了解市場供貨狀況，保證材料采購可能性和經(jīng)濟性。
11.圖號（或標記）和數(shù)量是銷售人員合同報價和合同簽訂的依據(jù)。對產(chǎn)品不熟悉的銷售人員在合同洽談簽訂前，應主動到技術部查實具體供貨圖號（或標記）、名稱，正確反映到合同中。
12.為保證產(chǎn)品圖號的唯一性，設計人員應按規(guī)范編制圖號。同規(guī)格產(chǎn)品（即使只有一個零件或標準件不同），其總圖和部裝圖不得重復使用同一圖號，不得在同一圖紙上出現(xiàn)幾種制法（如左右裝、硬度不同、材質(zhì)不同等）。在基本型式產(chǎn)品圖紙發(fā)布后，涉及老產(chǎn)品新訂貨有不同要求的，應出具新的總圖、裝配圖、零件圖。必須借助 PDM 圖文檔管理系統(tǒng)，上傳和發(fā)布新的生產(chǎn)圖紙。由于圖號原因（同一圖號有多種形式和參數(shù)）導致供貨與合同要求有差異的，設計人員負全部責任。
13.設計人員應保證借用件圖紙中材料標記的規(guī)范性，每次借用須重新對借用圖進行審核（包括正確性審核和標準化審核），并將新版本圖紙上傳 PDM 圖文檔管理系統(tǒng)。由于借用件產(chǎn)生的錯誤產(chǎn)生損失的，設計借用人負全部責任。
14.來圖加工的配件，銷售人員簽訂合同時應核對圖紙和合同中技術信息（圖號、名稱、材質(zhì)、數(shù)量）的一致性。防止圖紙和合同技術信息不一致（如圖號、名稱、材料牌號、數(shù)量）帶來不必要的損失。如發(fā)現(xiàn)不一致，應在第一時間進行修改確認。
15.外文圖紙和外文合同，應先由銷售人員交給辦公室翻譯成中文，并核對一致后傳遞給相關部門；銷售人員對圖紙和合同譯文的一般技術信息（圖號、名稱、材質(zhì)、數(shù)量、供貨范圍等）的一致性負責；銷售人員對技術信息不一致或有疑義的外文圖紙和外文合同應進一步進行客戶確認。防止外文圖紙和合同技術信息不一致帶來不必要的損失。
16.翻譯人員對圖紙和合同譯文的完整性和正確性負責；譯文的技術術語應規(guī)范準確（特別是名稱、制造要求、技術參數(shù)），能夠被一般技術人員理解；鼓勵、提倡或要求按機械英漢詞典、技術部編制的《常
用材料標記方法規(guī)定》等資料統(tǒng)一譯文中的名詞術語。由于譯文的技術術語不規(guī)范或不準確導致合同履行中出現(xiàn)紕漏的導致?lián)p失的，翻譯人員負全部責任。
17.整機計量單位為“臺”；部件計量單位為“套”；零件（不可拆的散件）的計量單位為“件”或“只”。為防止用戶要求與部件圖紙中涵蓋零件范圍存在差異，計量單位為“臺”或“套”貨物應對包含的具體內(nèi)容進行必要的描述，作為材料定額制單和生產(chǎn)的依據(jù)。重要部件供貨的內(nèi)容必須描述，不重要的容易被理解的供貨內(nèi)容可以不描述或籠統(tǒng)描述。如大齒圈部件供貨范圍可以描述為“含半齒圈、哈夫面聯(lián)接緊固件”； 如螺栓組件供貨范圍可以描述為“含螺栓、螺母，不含墊圈”。供貨范圍可以以“含”和“不含”的表達方式，不可使用不明確的文字“等”，如不可使用類似“含襯板、襯板螺栓等”不明確供貨范圍的表達方式。
18.合同簽訂下達生產(chǎn)通知單后，有關銷售人員應主動及時到技術部做好供貨范圍和要求的交接工作，交接工作將直接影響所簽訂合同的履行質(zhì)量和用戶滿意度。當材料定額制單人員發(fā)現(xiàn)圖號（或標記）不明確時，銷售人員和相關技術人員應在第一時間內(nèi)給予確認，避免耽誤采購和生產(chǎn)交貨。
19.原產(chǎn)品設計人為第一技術交接人，或由技術部安排和明確技術交接人。技術交接人負責材料定額制定制單、采購、制造、使用過程中所有技術問題解答和協(xié)調(diào)解決。
20.對于供貨圖號（或標記）、名稱不明確的合同，技術交接人有必要重新出具供貨范圍清單，或通過銷售人員進行用戶確認新的清單。無論公司內(nèi)部簽字確認還是用戶簽字確認的清單，在定額制單的同時，最終清單均交由技術部存檔并作為合同補充附件上傳PDM圖文檔管理系統(tǒng)備查。
21.經(jīng)銷售人員和技術人員最終確認的清單最為有效，質(zhì)量部應根據(jù)最終確認的清單（上傳 PDM 的最終清單）范圍檢驗和出具發(fā)貨清單。
22.對于有重要裝配尺寸要求的本公司產(chǎn)品配件（如小齒輪、小齒輪軸、托輪、托輪等帶有孔軸重要配合尺寸公差的配件）合同簽訂時，銷售人員應在合同中注明原產(chǎn)品出廠編號、原產(chǎn)品采購商的單位全名稱，以便質(zhì)量部門追溯原供貨的是否有特殊檢驗記錄（配制尺寸記錄）。由于合同中沒有注明原產(chǎn)品出廠編號、原產(chǎn)品采購商的單位全名稱信息導致配件現(xiàn)場無法裝配使用造成損失的，銷售人員負全部責任。
23.為防止公司產(chǎn)品配件供貨狀態(tài)與原先供貨狀況不一致導致現(xiàn)場無法裝配的現(xiàn)象發(fā)生，在合同簽訂下達生產(chǎn)通知單后，質(zhì)量部門應在第一時間內(nèi)根據(jù)原產(chǎn)品出廠編號、原產(chǎn)品采購商的單位全名稱信息對有重要裝配尺寸公差的配件原先供貨狀況（一般指原先有影響現(xiàn)場裝配的超差配制尺寸）進行追溯。并將原超差配制尺寸告知生產(chǎn)車間并作為配件檢驗的依據(jù)，保證配件與原先供貨尺寸一致。由于疏于原先供貨尺寸追溯或喪失可追溯性導致配件與原先供貨尺寸不一致，無法安裝和使用的導致?lián)p失的，質(zhì)量部相關人員負全部責任。
24.鑒于供貨合同明確圖號和規(guī)范標記對企業(yè)管理具有重要性和必要性，因此本規(guī)定應列入相關部門質(zhì)量考核范圍。主要考核部門為經(jīng)營部、技術部、辦公室、供應部、質(zhì)量部；主要對象為銷售人員、設計人員、翻譯人員、采購人員、質(zhì)檢人員。
本規(guī)定由江蘇鵬飛集團技術中心提出。
本規(guī)定由江蘇鵬飛集團技術質(zhì)量委員會歸口。
本規(guī)定起草部門：技術部、經(jīng)營部、財務部、供應部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部。
本規(guī)定主要起草人：賁道春、仲躋松、陳素琴、陳忠蘭、王克洪、張 貴、唐 星、周 麗、丁 業(yè)、王雪飛、于延桂、賁道林、周步高、陳玉樓。
